Personvernerklæring for studenter og søkere til høyskolen

BD har behov for å behandle personopplysninger når du søker om opptak til våre studieprogrammer.

Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b. samt universitets- og høyskoleloven § 2-1 og § 2-8.

Kategorier av personopplysninger

Personopplysninger som blir behandlet i Søknadsweb er:

• navn
• adresse
• epost
• fødselsnummer/D-nummer
• morsmål
• nasjonalitet
• opplysninger for sikker identifikasjon
• dokumentasjon av nødvendig kompetanse
• andre dokumentasjonskrav jf. studieprogrammets nettside

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Deg selv
• Felles studentsystem (FS)
• Folkeregisteret
• Nasjonal vitnemålsdatabase
• Andre universitet og høyskoler tilknyttet FS.

I hvilket system behandles personopplysningene?

• Søknadsweb
• Felles studentsystem (FS)

Utlevering
I tilfeller hvor det anses som nødvendig, kan BDM utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til følgende parter/virksomheter:

• andre universitet og høyskoler
• SIKT- for brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten
• Difi – behandlingsansvarlig for innloggingsløsningene MinID, BankID og DBH- Database for statistikk om høyere utdanning.

Overføring til utlandet?

Personopplysninger behandlet i søknadsprosessen overføres ikke til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Hvor lenge lagrer BD opplysninger i forbindelse med søknadsprosessen?

Vi lagrer opplysningene så lenge det er behov for å behandle søknaden din

For å aktivere studentstatus, må alle studenter hvert semester registreres i Studentweb. Studentweb er en webapplikasjon som lar deg som utføre en rekke oppgaver, slik som semesterregistrering og oppmelding til undervisning og eksamen.

Rettslig grunnlag
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, bokstav b. samt universitets- og høyskoleloven § 2-1 og § 2-8.

Kategorier av personopplysninger
Personopplysninger som behandles i forbindelse med semesterregistrering er:

• navn
• fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer)
• kjønn
• kontaktinformasjon
• informasjon om din bakgrunn
• morsmål
• foto
• søknadsinformasjon
• samtykker du har gitt
• politiattest der det er relevant
• semesterregistreringsinfo
• faktura-informasjon
• din studieprogresjon og avsluttende gradering.

Utlevering

Opplysningene utleveres ikke til andre aktører. Sikt kan få innsyn ved behov for brukerstøtte ev. feilretting i systemet.

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Deg selv
• Felles studentsystem (FS).

I hvilket system behandles personopplysningene?

• Studentweb
• Felles studentsystem (FS). Viser til personvernerklæring for FS.

Overføring til utlandet?

Personopplysninger behandlet overføres ikke personopplysninger til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Utlevering

• Lånekassen for utbetaling av lån og stipend.
• Studentbevisappen, for digitalt studentbevis.
• Vitnemålsportalen, for digitalt vitnemål. I forbindelse med resultatutveksling vil personopplysninger deles med andre universitet og høyskoler (søknad om opptak eller innpass ved andre utdanningsinstitusjoner).
• Studentsamskipsnaden i Oslo (SiO)

Lagring

Personopplysninger lagres så lenge du er tilknyttet et studieforløp ved BD.

BD har behov for å behandle dine personopplysninger når du gjennomfører undervisning og praksis. Som student ved BD vil du få tildelt en bruker til digital undervisningsplattform og timeplanlegger/bookingsystem. Videre har BD behov for å behandle dine personopplysninger i forbindelse med eksamensavvikling.

Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b. samt universitets- og høyskoleloven § 2-1 og § 2-8.For behandling av særlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og høyskoleloven § 2-8.

Kategorier av personopplysninger

Personopplysninger som kan bli behandlet er

• Kontaktopplysninger
• Lyd og bilde ifm. digital undervisning
• Opplysninger ifm. eksamen, blant annet eksamensbesvarelser og -resultater
• Opplysninger ifm undervisning og arbeidskrav,
• Helseopplysninger, for ivaretakelse av dine rettigheter
• oppmøte, for å ivareta dine rettigheter som student, som eks. tilrettelegging av undervisning og eksamen

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Deg selv
• BD studieadministrative systemer
• Faglærere og sensor
• Praksissteder
• Andre univertitet og høyskoler

I hvilket system behandler vi dine personopplysninger?

• Tjenestetilbydere av datasystemer for gjennomføring av undervisning og eksamen, herunder Braathe– leverandør av BD studieadministrative system Office365
• Felles studentssystem (FS)
• Bizview (studentregister)
• Asimut (rombooking og timeplan)

Utlevering

• Tjenestetilbydere av datasystemer for gjennomføring av undervisning og eksamen.
• Andre universiteter og høgskoler ved resultatutveksling i forbindelse med søknad om opptak eller godkjenning.
• Eksterne sensorer og veiledere.
• Asimut

Overføring til utlandet?

Personopplysninger behandlet i forbindelse med lønn og lønnsutbetalinger overføres ikke til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Lagring

Personopplysninger innhentet i forbindelse med undervisning lagres så lenge du er tilknyttet et studieforløp ved BD. Din brukerkonto ved BD (Office365) deaktiveres når du ikke lenger er aktiv student. Personopplysninger innhentet ved registrering av fremmøte (Asimut), slettes automatisk etter 18 måneder. Eksamensresultater og innvilget plass på undervisning blir lagret for alltid.

BD har behov for å behandle dine personopplysninger når du kontakter oss med spørsmål, for informasjon og/eller for studieveiledning.

Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, universitets- og høyskoleloven § 2-8, samt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. For behandling av særlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og høyskoleloven § 2-8.

Kategorier av personopplysninger

Personopplysninger som behandles i forbindelse med studenthenvendelser kan være

• navn
• telefonnummer
• epost
• studieprogram
• helserelaterte opplysninger

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Deg selv

I hvilket system behandler vi dine personopplysninger?

• BD studieadministrative system

Overføring til utlandet?
Personopplysninger behandlet i forbindelse med studenthenvendelser overføres ikke til utlandet.

Lagring

Vi lagrer opplysningene så lenge det er nødvendig for å behandle henvendelsen din. I enkelte tilfeller vil saksbehandling lagres til du har avsluttet ditt studie ved BD.

BD har behov for å behandle personopplysningene dine i forbindelse med søknad til- og gjennomføring av utveksling.

Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og høyskoleloven § 2-1 og avtale med den enkelte.

Kategorier av personopplysninger

Personopplysninger som blir behandlet i denne sammenheng er

• Nødvendig dokumentasjon for opptak ved studiestedet
• Nødvendig identifikasjon for opptak ved studiestedet

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Deg selv
• BD studieadministrative system

Hvor behandles personopplysningene?
Personopplysninger i forbindelse med utveksling behandles i:

• Felles studentsystem (FS)
• Erasmus without paper (EWP)
• søknadsportalen EASY dreamapply.
• Ved enkelte intuisjoner vil du benytte deg av en intern søknadsportal.
• BDM studieadministrative systemer.

Utlevering

Opplysningene utleveres til utdanningsinstitusjonen du søker opptak hos. I forbindelse med rapportering av utvekslingsopphold utleveres personopplysninger til Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (Hkdir).

Overføring til utlandet?

Opplysningene utleveres til utdanningsinstitusjonene du har søkt opptak hos, BD samarbeider i utgangspunktet kun med institusjoner tilknyttet EU/EØS.

Lagring

Opplysningene lagres så lenge du er tilknyttet et utdanningsforløp ved BD.

For å forvalte BD eiendommer og sørge for BD-studenters sikkerhet, er det installert adgangskontrollanlegg ved BD lokaler. Anlegget består av kortlesere, plassert ved inngangspartiene.

Rettslig grunnlag

Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f. BD vurderer at interesser tilknyttet materiell og personlig sikkerhet veier tyngre enn de registrertes rettigheter.

Kategorier av personopplysninger

• Navn
• Fødselsdato
• studentnummer

Når adgangskort registreres i kortleser loggføres kortnummer og passeringsdata ved ankomst.

Hvor behandles personopplysningene

Personopplysninger i forbindelse med adgang til BD lokaler behandles i

• Cardexchange
• Infratec HiSec AIMS

Utlevering

Opplysningene utleveres ikke til andre aktører. Infratec og Securitas kan få innsyn ved behov for brukerstøtte ev. feilretting i systemet.

Overføring til utlandet?

Personopplysninger behandlet i forbindelse med adgangskontroll overføres ikke til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Lagring

Opplysninger innhentet i forbindelse med adgang til BD lokaler lagres så lenge du er tilknyttet et studieforløp ved BD. Adgang til BD lokaler og historikk fjernes ved studieslutt.

BD rapporterer data om søkere og studenter til Database for høyere utdanning (DBH), Lånekassen og Studentsamskipnaden (SIO)

Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for BDs rapportering er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, universitets- og høyskoleloven § 15-2 og § 15-3 samt utdanningsstøtteloven § 21 og § 23.

Kategorier av personopplysninger

• fødselsnummer/D-nummer
• statsborgerskap
• navn
• e-postadresse
• opplysninger om din studieprogresjon – herunder semesterregistrering, utdanningsplan, gjennomførte emner og resultater.

Hvor er opplysningene hentet fra?

• Felles Studentweb (FS).

Utlevering

• Database for høyere utdanning (DBH)
• Nitschke AS (i forbindelse med særattestasjon for private høyskoler utleveres opplysninger til revisjonsfirmaet)
• Lånekassen, herunder informasjon om studentstatus, eksamensresultater og kvalifikasjonsgrunnlag.
• Studentsamskipnaden i Oslo (SiO), herunder informasjon om studentstatus.

Overføring til utlandet?

Personopplysninger behandlet i forbindelse med rapportering overføres ikke til internasjonale organisasjoner eller virksomheter utenfor EU/EØS.

Lagring

Data som er rapportert til Database for høyere utdanning (DBH) og Lånekassen tas vare på som dokumentasjon.

BD kan få behov til å behandle dine personopplysninger ved mistanke om lovbrudd, og eventuelt påfølgende sanksjoner, som blant anent mistanke om bruk av falske dokumenter, skikkethetsvurdering, utestenging, politiattest.

Rettslig grunnlag
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt universitets- og høyskoleloven § 2-1 og §2-8. For behandling av særlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og høyskoleloven §2-8. For behandling av personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 10 samt universitets- og høyskoleloven §2-8.

Kategorier av personopplysninger
Nødvendig dokumentasjon for å vurdere saker om falske dokumenter, annullering av eksamen eller prøve, utestenging og bortvisning, politiattester eller skikkethet.

Hvor er opplysningene hentet fra?
Personopplysninger er hentet fra

• Felles studentweb (FS)
• Nettskjema.no

Hvor behandles personopplysningene?
Personopplysninger i forbindelse med registrering av sanksjoner behandles i

• Felles Studentweb (FS).
  

Utlevering

• Register for utestengte studenter (RUST)

Overføring til utlandet?

Personopplysninger behandlet i forbindelse med studenthenvendelser overføres ikke til utlandet.

Lagring

Personopplysningene oppbevares så lenge det er nødvendig for å behandle sak, håndtere klage/anke og eventuelle rettskrav.

Vi er til stede på sosiale medier, og vi bruker sosiale medier til å nå ut med informasjon om vår virksomhet. Vi bruker også informasjonskapsler og lignende teknologi (for eksempel Meta Pixel) for å måle effekt og målrette annonser.

Hva vi gjør

• Vi publiserer innhold og annonser på Meta sine tjenester (f.eks. Facebook og Instagram).

• Vi kan vise annonser til:

  • personer som følger oss eller har engasjert seg med innholdet vårt (likt, kommentert, delt, besøkt profilen)

  • besøkende på våre nettsider som har samtykket til markedsføringskapsler.

• Vi mottar aggregert statistikk fra Meta (såkalt Page Insights) om hvordan innholdet vårt blir sett og brukt. Disse statistikkene er ikke identifiserbare for oss på individnivå, men bygger på personopplysninger Meta behandler.

• Vi administrerer våre profiler/sider, svarer på henvendelser, og modererer innlegg og kommentarer.

Rettslig grunnlag

• Samtykke: Når vi bruker markedsføringskapsler (f.eks. Meta Pixel) på våre nettsider for å spore atferd og bygge målgrupper for annonsering. Dette omfatter både det å sette og lese slike kapsler (ekomloven § 2-7 b) og videre behandling av disse opplysningene (GDPR art. 6(1)(a)). Du kan når som helst trekke samtykket ditt i våre innstillinger for informasjonskapsler.

• Berettiget interesse: For å drifte og beskytte våre profiler/sider i sosiale medier, for å motta og bruke aggregert innsikt/statistikk om rekkevidde og målgrupper, og for å dokumentere kommunikasjon/markedsføring (GDPR art. 6(1)(f)). Vi har vurdert at dette er nødvendig for å nå ut med informasjon om vår virksomhet, og at behandlingen utgjør en lav personvernrisiko for den enkelte.

Hvilke personopplysninger kan inngå

• Bruker-ID, profilinformasjon, handlinger på våre profiler (for eksempel at du liker eller kommenterer et innlegg)

• Tekstinnhold du selv publiserer til oss i kommentarfelt eller direktemeldinger

• Nett- og enhetsdata knyttet til besøk på våre nettsider dersom du har godtatt markedsføringskapsler (for eksempel hvilke sider du har sett, tidspunkt, cirka lokasjon, nettleser)

• Aggregert innsikt (statistikk om rekkevidde, demografi m.m.) levert av Meta. Vi kan normalt ikke identifisere enkeltpersoner fra denne innsikten.

Hvilke personopplysninger Meta selv behandler om deg for å levere annonser, måle rekkevidde og lage målgrupper er beskrevet i Metas egne retningslinjer.

Hvor får vi opplysningene fra?

• Fra din aktivitet på våre profiler i sosiale medier (f.eks. Facebook og Instagram).

• Fra besøk på våre nettsider dersom du har samtykket til markedsføringskapsler.

• Fra Meta i form av aggregert innsikt/statistikk om hvordan våre sider og kampanjer presterer.

Hvem har tilgang hos oss / leverandører

• Våre administratorer i Meta Business Manager har tilgang til annonseverktøy og innsikt.

• Ved behov for teknisk bistand kan vår leverandør (Dinamo) få tilgang til vår Business Manager-konto for å hjelpe oss med annonsering og feilsøking. De opptrer da som databehandler etter avtale med oss.

Overføring til land utenfor EØS
Meta Platforms, Inc. er etablert i USA. Når vi bruker Meta sine tjenester (for eksempel ved annonsering eller Page Insights), kan personopplysninger overføres til USA.

Meta er per i dag sertifisert under EU–US Data Privacy Framework (DPF). Dette rammeverket er anerkjent av EU-kommisjonen som et tilstrekkelig beskyttelsesnivå (“adequacy decision”) for overføring av personopplysninger til USA. Det betyr at overføring av personopplysninger til Meta i USA kan skje på et lovlig grunnlag etter personvernregelverket i EU/EØS.

(Privacy Shield var den tidligere ordningen mellom EU og USA. Privacy Shield er kjent ugyldig av EU-domstolen og brukes ikke lenger som overføringsgrunnlag. Meta viser fortsatt til Privacy Shield i enkelte av sine tekster som en del av historiske forpliktelser og klagemekanismer i USA, men vårt rettslige grunnlag for overføring bygger nå på EU–US Data Privacy Framework, ikke Privacy Shield.)

Lagring

• Innhold du selv publiserer (kommentarer, meldinger til oss i sosiale medier) følger plattformens egne regler for visning, sletting og arkiv.

• Annonseringsdata og innsiktsrapporter lagres så lenge vi har behov for å dokumentere kommunikasjon/markedsføring og evaluere effekt, og slettes eller anonymiseres der det er mulig.

• For øvrig viser vi til Metas egne retningslinjer for hvor lenge de lagrer personopplysninger.

Du kan be oss bekrefte om vi behandler personopplysninger om deg, få vite hvilke opplysninger vi har og hvordan de brukes, og få en kopi av opplysningene.

Du kan kreve at vi retter feilaktige personopplysninger om deg og supplerer ufullstendige opplysninger. Mener du noe er feil, kontakt oss og forklar hva som bør endres – legg gjerne ved dokumentasjon.

Du kan i noen tilfeller be oss slette personopplysninger om deg. Retten er ikke absolutt og vurderes opp mot gjeldende lovkrav.

Oppgi gjerne hvilke opplysninger du vil slette og hvorfor. Vi vurderer om vilkårene er oppfylt. Merk at vi ikke kan slette der lov krever lagring, eller der opplysninger må bevares av hensyn til viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Du kan i noen tilfeller be oss begrense behandlingen av personopplysningene dine. Da lagrer vi opplysningene, men bruken begrenses til det som er nødvendig.

Du kan kreve midlertidig begrensning hvis du mener opplysningene er feil/ufullstendige, eller hvis du har protestert mot behandlingen. Begrensningen gjelder til vi har rettet opplysningene eller vurdert innsigelsen.

I andre tilfeller kan du be om en mer varig begrensning. Vi vurderer alle henvendelser opp mot vilkårene i personopplysningsloven og GDPR art. 18.

Du kan protestere mot at vi behandler personopplysningene dine, for eksempel hvis du har beskyttelsesbehov eller fortrolig adresse. Oppgi gjerne årsaken når du kontakter oss.

Vi stanser behandlingen mens vi vurderer innsigelsen. Hvis vilkårene er oppfylt, stopper vi videre behandling for de aktuelle formålene. Du kan også be om sletting.

Merk at vi kan fortsette behandlingen hvis vi kan vise til tvingende berettigede grunner som veier tyngre enn dine interesser, eller hvis det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, eller for å oppfylle lovpålagte plikter/viktige samfunnsinteresser.

Du kan be om å få utlevert personopplysninger du selv har gitt oss, i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format, og be oss overføre dem til en annen leverandør når det er teknisk mulig.

Retten gjelder bare opplysninger som behandles på grunnlag av samtykke eller avtale, og omfatter ikke interne vurderinger vi har laget.

Hvis du mener at vi behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, eller ikke oppfyller rettighetene dine, kan du klage til oss. Du kan også klage direkte til Datatilsynet. Dersom vi ikke gir medhold i klagen, kan du likevel bringe saken inn for Datatilsynet. Datatilsynet fører tilsyn med at norske virksomheter følger personopplysningsloven og GDPR.