Personvern ved Barratt Due

Enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Eksempler på personopplysninger kan være

• navn, adresse, alder, telefonnummer, e-postadresse og fødselsnummer
• innholdet i eksamensbesvarelser, bachelor- eller masteroppgaver og kandidatenes karakterer
• innhold i saksdokumenter, utredninger eller vurderinger som omhandler ansatte, studenter eller elever
• innholdet i e-postkommunikasjon mellom ansatte og studenter eller mellom to eller flere studenter
• video- og lydopptak som gjøres hvor enkeltpersoner kan gjenkjennes
• bilder av ansatte eller studenter som publiseres på hjemmesiden

Enhver operasjon som gjøres med personopplysninger, for eksempel

• innsamling
• registrering
• organisering
• strukturering
• lagring
• tilpasning
• utlevering ved overføring
• spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring
• sammenstilling eller samkjøring
• begrensning
• sletting eller tilintetgjøring.

Barratt Due behandler personopplysninger med bakgrunn i disse årsakene:

• Du har kontaktet oss angående opplæringstilbud/studietilbud eller er/har vært student/elev hos oss.
• Du har søkt jobb hos oss eller er/har vært ansatt (fast eller midlertidig) hos oss.
• Du har vært forsker, deltaker i et forskningsprosjekt hos oss, eller på en eller annen måte kontaktet Barratt Due innen forskningsformål.
• Du har kjøpt billett eller meldt deg på et arrangement i regi av BD
• Du abonnerer på nyhetsbrev
• Du er besøkende ved en av våre lokaler
• Du er eller vil være vår kontraktspartner

Vi behandler også personopplysninger om deg indirekte av følgende årsaker:

• Vi mottar opplysninger om deg fra et annet myndighetsorgan
• En klage eller veiledningssak inneholder opplysninger om deg
• En avviksmelding inneholder opplysninger om deg
• En ansatt, student eller elev har oppgitt deg som nærmeste pårørende
• En jobbsøker har angitt deg som referanse
• Når tidligere innsamlede opplysninger er tillatt gjenbrukt for forsknings- eller kvalitetssikringsformål
• Du er utvekslingsstudent fra en partnerskole

Hvem er ansvarlig?

Barratt Due musikkinstitutt er behandlingsansvarlig. For spørsmål og rettighets­henvendelser: personvernkoordinator – sverre.bauge@bdm.no.

Hva samler vi inn og hvorfor?

Vi behandler bare opplysninger som er nødvendige for tydelige formål, blant annet:

• Opptak og undervisning: søknadsbehandling, timeplan, kommunikasjon, oppmøte og vurdering.
• Ansettelse og lønn: personalforvaltning, lønnsutbetaling og lovpålagt rapportering.
• Reiser/utveksling og prosjektadministrasjon.
• Forskning/kunstnerisk utvikling (FoU) og pliktig rapportering.
• Sikkerhet og drift: adgangskontroll, IT-drift og informasjonssikkerhet.
• Kommunikasjon/markedsføring (foto/lyd/video) når du har samtykket.

Behandlingsgrunnlag

Vi bruker i hovedsak avtale (GDPR art. 6(1)(b)), rettslig plikt (art. 6(1)(c)) og berettiget interesse (art. 6(1)(f)). Særlige kategorier (f.eks. helseopplysninger) behandles bare når vilkårene i art. 9 er oppfylt (f.eks. uttrykkelig samtykke eller arbeids-/velferdsrettslige plikter). Samtykke kan trekkes tilbake når som helst.

Kilder og deling

Opplysninger kommer primært fra deg selv og våre fagsystemer. Vi deler bare når det er nødvendig og lovlig, f.eks. med offentlige myndigheter, pensjon/forsikring, systemleverandører/databehandlere og partnerinstitusjoner ved reiser, utveksling og FoU. Databehandlere er bundet av avtale og instruks.

Lagring og sikkerhet

Vi lagrer ikke lenger enn nødvendig og i tråd med lovkrav (f.eks. bokføring/arkiv). Tilgang er behovsbasert, og data behandles i godkjente systemer med passende tekniske og organisatoriske tiltak. Når formålet opphører, slettes eller anonymiseres opplysningene.

Overføring utenfor EU/EØS

Behandling skjer normalt innenfor EU/EØS. Dersom opplysninger må overføres til land utenfor EU/EØS (f.eks. ved reiser, samarbeidsverktøy eller publisering på tredjepartsplattformer), gjør vi det kun på gyldig overføringsgrunnlag og med nødvendige garantier.

Du kan be oss bekrefte om vi behandler personopplysninger om deg, få vite hvilke opplysninger vi har og hvordan de brukes, og få en kopi av opplysningene.

Du kan kreve at vi retter feilaktige personopplysninger om deg og supplerer ufullstendige opplysninger. Mener du noe er feil, kontakt oss og forklar hva som bør endres – legg gjerne ved dokumentasjon.

Du kan i noen tilfeller be oss slette personopplysninger om deg. Retten er ikke absolutt og vurderes opp mot gjeldende lovkrav.

Oppgi gjerne hvilke opplysninger du vil slette og hvorfor. Vi vurderer om vilkårene er oppfylt. Merk at vi ikke kan slette der lov krever lagring, eller der opplysninger må bevares av hensyn til viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Du kan i noen tilfeller be oss begrense behandlingen av personopplysningene dine. Da lagrer vi opplysningene, men bruken begrenses til det som er nødvendig.

Du kan kreve midlertidig begrensning hvis du mener opplysningene er feil/ufullstendige, eller hvis du har protestert mot behandlingen. Begrensningen gjelder til vi har rettet opplysningene eller vurdert innsigelsen.

I andre tilfeller kan du be om en mer varig begrensning. Vi vurderer alle henvendelser opp mot vilkårene i personopplysningsloven og GDPR art. 18.

Du kan protestere mot at vi behandler personopplysningene dine, for eksempel hvis du har beskyttelsesbehov eller fortrolig adresse. Oppgi gjerne årsaken når du kontakter oss.

Vi stanser behandlingen mens vi vurderer innsigelsen. Hvis vilkårene er oppfylt, stopper vi videre behandling for de aktuelle formålene. Du kan også be om sletting.

Merk at vi kan fortsette behandlingen hvis vi kan vise til tvingende berettigede grunner som veier tyngre enn dine interesser, eller hvis det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, eller for å oppfylle lovpålagte plikter/viktige samfunnsinteresser.

Du kan be om å få utlevert personopplysninger du selv har gitt oss, i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format, og be oss overføre dem til en annen leverandør når det er teknisk mulig.

Retten gjelder bare opplysninger som behandles på grunnlag av samtykke eller avtale, og omfatter ikke interne vurderinger vi har laget.

Hvis du mener at vi behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, eller ikke oppfyller rettighetene dine, kan du klage til oss. Du kan også klage direkte til Datatilsynet. Dersom vi ikke gir medhold i klagen, kan du likevel bringe saken inn for Datatilsynet. Datatilsynet fører tilsyn med at norske virksomheter følger personopplysningsloven og GDPR.