Personvern i forskning

Barratt Due (BD) er forskningsansvarlig. Dette inkluderer ansvar for retningslinjer for datasikkerhet og personvern i forskning og ansvar for å etablere IT-løsninger for sikker behandling av forskningsdata. Og skal sørge for at medarbeidere ved instituttet gjøres kjent med dette dokumentet.

FoU leder har ansvar for å følge opp og kontrollere at medarbeidere etterlever retningslinjer for datasikkerhet og personvern.

FoU leders rolle:

• Etterlevelse: FoU leder skal sikre at prosjektet følger forskningsetiske normer og gjeldende personvernregelverk.

• Ved permisjon/avslutning: FoU leder skal ved permisjon eller avslutning av studie-/arbeidsforhold påse at alle forskningsdata lagres i tråd med retningslinjene, og at nødvendige endringsmeldinger sendes til eksterne samarbeidspartnere.

• Individuelt ansvar: Den enkelte forskningsmedarbeider har selvstendig ansvar for å sette seg inn i og følge rutinene i dette dokumentet.

Forskningsprosjektets formål og art avgjør hvilke godkjenninger som må innhentes før oppstart. Barratt Due forventer at forskere avklarer med FoU leder før arbeidet starter og før det søkes andre godkjenninger.

Alle forskningsprosjekter som inkluderer persondata skal avklares med Sikt og vilkår fra Sikt skal følges. Som hovedregel skal alle prosjektledere søke Sikt for å få en kvalifisert vurdering av hvordan forskningsdata bør behandles. Bruk Sikts meldeskjema.

Sørg for å ha informasjonsskriv og andre viktige dokumenter tilgjengelig før skjemaet fylles ut. Før du fyller ut meldeskjemaet, avklar:

• Formål og behandlingsgrunnlag (typisk samtykke; vurder alternativt grunnlag ved observasjon/kunstnerisk dokumentasjon).

• Dataminimering: kun nødvendige opplysninger.

• Særlige kategorier (f.eks. helseopplysninger – strengere krav.

• Mindreårige og sårbare: ekstra vern; foresatte-samtykke ved <18 år der samtykke er grunnlag.

• Tekniske løsninger: hvilke verktøy (opptaksutstyr, skylagring, transkripsjon, analyse) og hvor data lagres (institusjonelt godkjente løsninger).

Ved innsending av meldeskjema for personopplysninger i forskning hos Sikt:

• Legg ved informasjonsbrev, samtykkeskjema, dataflyt/lagringsskisse, risikovurdering og eventuelle databehandleravtaler.

• Send inn minst 30 dager før planlagt innsamling. Vent på tilbakemeldingen og følg rådene/kravene.

Dersom innhenting og/eller behandling av personopplysninger endres, meld inn endring til Sikt.

Lovgrunnlag

Personopplysninger kan ikke samles inn eller behandles på annen måte uten et lovlig grunnlag. Prosjektleder har ansvar for at det mest hensiktsmessige formål velges. De mest relevante grunnlagene i forskningsprosjekter vil være allmenhetens interesse eller samtykke fra de som deltar i prosjektet.

Les mer om allmenhetens interesse eller samtykke som behandlingsgrunnlag på Sikt sine nettsider. 

Ansatte ved BD kan benytte Nettskjema for datainnsamling. Nettskjema kan brukes til spørreskjemaer og datainnsamling via nett og også til å gjøre lydopptak via en egen app. ​Sjekk lagringsguide for å se hva slags data som kan samles inn via Nettskjema.

For å få tilgang til Nettskjema må du logge inn på Nettskjema med din Feide bruker. Nettskjema bruker du gjennom nettleseren og du trenger ikke laste ned noen applikasjoner til din PC.

Teams kan benyttes til intervjuer med eller uten bilde, så lenge disse ikke inneholder særlige kategorier personopplysninger. Teams kan ikke benyttes utenfor BD.

Ved lyd/videopptak av undervisning, øvelser eller forestillinger

• informer tydelig om formål, varighet, hvem som får innsyn, og lagre kun nødvendig materiale. Lydopptak er særlig inngripende; skjult opptak er forbudt. Vurder behov for samtykke fra alle identifiserbare deltakere (utøvere, medstudenter, lærere) og eventuelt publikum hvis de kan identifiseres. Datatilsynet

• Rettigheter til opptak/verk: avklar bruk og deling (visning i produksjoner, undervisning, publikasjon). Bruk deltakersamtykke som også dekker bruksrett til opptak innenfor forskningsformål.

• Anonymisering/pseudonymisering: vurder sladding av ansikter/stemmemodulasjon ved publisering av materiale.

Enhver som har samtykket til deltakelse i et forskningsprosjekt kan som hovedregel kreve innsyn, retting av uriktig registrerte opplysninger, trekke seg fra videre deltakelse uten begrunnelse/tilbakekalle avgitt samtykke. Krav om innsyn skal besvares innen 30 dager.

Oppfølging av deltakere:

• Besvare henvendelser fra forskningsdeltakere
• Sørge for forsvarlig sletting eller anonymisering av forskningsdata dersom informanter trekker sitt samtykke
• Be respondenter om nytt samtykke dersom innsamlede opplysninger skal behandles til andre formål eller på andre måter, for eksempel lagres lengre enn hva de opprinnelig har samtykket til.
• Kontrollere at personopplysninger som behandles i prosjektet ikke anvendes til andre formål enn det deltakerne har samtykket til.
• Kontrollere at avtaler med samarbeidspartnere overholdes

• Bruk kun institusjonelt godkjente løsninger for lagring og deling.

• Unngå uautoriserte skytjenester/apper til opptak/transkripsjon.

• Oppbevar samtykker separat fra forskningsdata.

• Dokumentér alle avvik.

Informasjon og forskningsdata klassifiseres i personvernsammenheng i ulike kategorier – med tilhørende fargekoder. Avgjørende for klassifiseringen er hvor stor skade det kan medføre for enkeltpersoner eller institusjoner dersom data kommer på avveie.

Se egen side om klassifisering av data

Se egen side om Lagring av data

Forsvarlig sletting betyr at personopplysninger ikke kan gjenfinnes eller rekonstrueres. Alle kopier må fjernes (inkludert private lagringsområder, minnepinner og mobile enheter), og sikkerhetskopier skal slettes innen fristen avtalt med Sikt og opplyst til informantene. Kravet gjelder også manuelle registre og datasett fra papirskjema.

• Definér lagringstid i meldeskjema/samtykke.

• Ved viderebruk (nytt formål), vurder nytt meldeskjema og nytt samtykke/anonymisering.

• Slett eller anonymiser data når formålet er oppfylt, med logg over sletting.

Aanonymisering: fjern alle identifiserende opplysninger; øvrige, ikke-identifiserbare data kan da bevares for videre bruk.